Administrasi yang dimiliki Posyantek
Administrasi yang dimiliki Posyantek

Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Kegiatan administrasi sebagai kegiatan caatat-mencatat,tulis-menulis pelbagai keterangan itu di jelaskan oleh Haris Muda Nasution dalam bukunya “Kursus Pengetahuan Administrasi” sebagai berikut :
“Dalam arti sempit bahkan pengertian sehari-hari,maka administrasi artinya adalah tata usaha. Tata usaha ialah sutu pekerjaan yang sifat nya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang sifatnya tulis-menulis, surat-menyurat / mencatat membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi dalam organisasi”. (The Liang Gie,1972)

Arifin Abdurachman (1971) mengemukakan bahwa, administrasi dalam tata usaha kegiatannya meliputi ; penerimaan surat, penyimpanan surat, korespondensi, peduplikasian, pencatatan-pencatatan, pada buku-buku atau kartothik, pokoknya segala macam pekerjaaan yang ada hubungannya dengan pekerjaan kertas,bahkan yang meliputi juga pekerjaan-pekerjaan penelponan dan penerimaan tamu.

Berdasarkan pendapat kedua ahli tersebut diatas, dapatlah dimengerti bahwa pengertian dalam arti sempit meliputi perbuatan tulis-menulis,catat-mencatat, yang kesemuanya merupakan kegiatan penyediaan bahan keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Untuk ringkasnya kegiatan-kegiatan semacam itu tercakup dalam suatu istilah yaitu disebut “menata”, atau “penataan”

Sedangkan yang termasuk rangkaian kegiatan penataan dalam Posyantek antara lain :
– Membuat rencana kerja tahunan
– Membagi tugas antar pengurus
– Menyusun kalender Kerja
– Menyusun jadwal Kegiatan
– Mengatur & Mengelola Kegiatan kerja Posyantek
– Berusaha menemukan cara kerja yang lebih baik

Dalam Pengelolaannya, Posyantek juga membutuhkan beberapa Buku Administrasi yang berfungsi untuk membantu dalam Pengelolaan Lembaga. Buku Administrasi ini juga merupakan aspek yang paling pertama dilihat apabila ada kegiatan seperti Evaluasi, Monitoring, Supervisi & Penilaian.

Buku Administrasi yang harus dimiliki Posyantek Antara Lain :

1. Buku Tamu

Buku Tamu berguna sebagai pelengkap dalam urusan administrasi Posyantek, Buku Tamu juga punya fungsi selain sebagai layanan Posyantek kepada tamu ataupun undangan juga merupakan suatu bukti otentik identitas siapakah yang pernah ataupun singgah di dalam Posyantek, selain itu Buku Tamu juga dapat :
Pertama, Mengetahui data tamu lebih dekat.
Kedua, Mengetahui data jumlah banyaknya tamu yang telah berkunjung.
Ketiga, Mengetahui pesan dan tujuan yang diberikan untuk masukan Gugus Depan.
Keempat, sebagai Tolak ukur berkembangnya suatu Posyantek.
Kelima. Memberikan bentuk kedekatan antara tuan rumah dengan tamu maupun undangan.

2. Buku Inventaris

Inventarisasi barang adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui Anggaran Belanja, sumbangan maupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan.

3. Buku Notulen Rapat

Notula / notulen rapat yaitu ringkasan mengenai jalannya rapat, seminar, diskusi, atau sidang serta hal yang dibicarakan dan ditetapkan dalam rapat itu dari pertama acara hingga akhir acara. Menurut kamus bahasa indonesia notulen atau notula berarti cacatan singkat tentang jalannya persidangan/rapat dan hal yang dibicarakan dan ditetapkan. Notulen rapat berbentuk ringkas, padat, systematis, serta dengan cara meyeluruh.

Notulen rapat di buat agar kita bisa tahu hasil satu rapat serta sebagai dokumentasi aktivitas rapat. Notula/notulen yaitu cacatan kecil dalam rapat umumnya ditulis oleh notulis.

4. Buku Agenda Surat Masuk / Keluar

Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dalam jangka waktu satu tahun. Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk ke dalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut sebagai Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugas yang mengagendakan surat dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

Fungsi buku agenda, meliputi:
a. Sebagai alat bukti keluar masuknya surat
b. Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu.
c. Untuk mengetahui penomoran surat keluar.
d. Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat.

5. Buku Kas Harian

Buku kas harian , biasa dikenal sebagai buku kas, untuk mencatatkan semua dana yang diterima ataupun dikeluarkan. Buku harian kas dapat dibagi ke dalam dua jenis, yakni buku harian penerimaan untuk uang yang diterima, dan buku harian pengeluaran untuk uang yang dikeluarkan.

Buku Kas merupakan bagian dari Laporan Keuangan. Yaitu suatu laporan tentang jumlah pembelian, penjualan, saldo, dan untung rugi atau laporan perubahan modal. Buku Kas merupakan buku yang mencatat keluar dan masuk uang dalam kas.

Advertisements